Atualmente, pequenas e médias empresas (PMEs) têm uma grande necessidade de automação de seus processos de contas a pagar (CP) e a receber (CR), uma vez que, segundo estudo do Aberdeen Group, os custos médios para processar uma fatura manualmente é de US$ 3,34 a US$ 16,67. Nesse contexto, a Ricoh desenvolveu uma solução de Contas a Pagar que proporciona visibilidade e controle do fluxo de caixa, além de acesso e análise precisa dos dados.

Segundo João Waltrich, vice-presidente de Finanças da Ricoh América Latina, as CP e CR são funções baseadas em transações e podem gerar muito trabalho operacional. “Por meio da nossa solução, os clientes conseguem obter custos reduzidos, menos erros e ciclos de pagamento mais curtos. Além disso, podemos projetar e implementar uma estratégia adequada ao ambiente empresarial e aos recursos atuais disponíveis de cada cliente”, completa.

Com a ferramenta, as companhias poderão alocar recursos e pessoal em atividades que geram receita, reduzindo em até 46% o tempo do ciclo de faturamento. Além disso, é possível mitigar erros, uma vez que o processamento manual de faturas pode levar à perda de documentos, pagamentos incorretos, atrasos que podem prejudicar os relacionamentos com fornecedores e limitar a visibilidade financeira para gerenciamento do fluxo de caixa.

As empresas conseguem ainda automatizar todo o processo de compra (do pedido ao pagamento) para ter total controle e visibilidade, por meio de um fluxo de trabalho que permite o cumprimento das regras definidas pela companhia. Com isso, fica mais simples solicitar descontos para pagamento adiantado, processar faturas antes do vencimento e evitar encargos por atrasos. Criando, dessa forma, uma posição mais forte para negociar preços ou descontos adicionais, para economizar ainda mais.

A Ricoh também atua como advisor, ajudando a entender as reais necessidades do cliente, realizando uma auditoria para conhecer o fluxo de trabalho e identificar gargalos, ineficiências e processos interrompidos, o que ajuda a personalizar uma solução adequada para a empresa. “Essas iniciativas fazem parte do compromisso da companhia de ajudar os clientes a aproveitar informações e conhecimentos poderosos que já existem internamente, muitas vezes inexploradas ou enterrados, para ajudá-los a criar um futuro mais competitivo”, completa Waltrich.