Por Marcello Gobbi, gerente de produto de iQuote

Quando pensamos na linha de produção de uma gráfica, os processos podem variar muito de acordo com o segmento de atuação, porte do negócio, nível de qualidade, tempo da entrega, know-how dos colaboradores, além de outros aspectos. No caso de uma gráfica bem estruturada, cada um destes elementos estará alinhado para que a entrega seja adequada aos prazos e custos acordados. Contudo, quem trabalha no dia a dia de produção sabe que a agilidade na tomada de decisões, com a expectativa de atender da melhor maneira o cliente, pode prejudicar a excelência da entrega.

Um mesmo colaborador, que cuidará de dois ou mais pedidos diferentes, pode decidir por caminhos distintos, dependendo do momento ou da pressão e expectativas por resultado. Em uma equipe maior, com diferentes pessoas na execução, a falta de padrão se torna ainda mais evidente. Se uma empresa tem vários orçamentistas, a mesma cotação provavelmente terá duas soluções de engenharia e, consequentemente, preços diferentes. Isso afeta diretamente o processo e o produto final.

Orçamentos padronizados

Um orçamento bem elaborado permite que a gráfica cubra seus custos diretos e indiretos, garantindo o retorno dos investimentos executados pelos acionistas. Ter todos os custos, margens de lucro e comissões definidos dentro de uma política onde a direção da empresa estabelece os critérios que serão usados na negociação do mesmo é fundamental para atingir esse objetivo.

A única forma de conseguir que essas políticas e esses padrões sejam seguidos é a automatização. Sistemas automatizados que garantem a padronização orçamentária permitindo que todos sejam beneficiados; o negócio, os clientes e os colaboradores. As vantagens são significativas, pois a solução capta o conhecimento dos melhores colaboradores, transferindo essas informações para um sistema autônomo, que passa a tomar decisões independentemente da pessoa que está executando o processo. Ou seja, além de preservar o know-how da empresa, o sistema elege as melhores formas de produzir o produto solicitado pelo cliente dentro dos padrões definidos.

Partindo deste ponto, todos os futuros pedidos mantêm um modelo de produção que assegura a qualidade e eficiência. A solução simula as opções possíveis de engenharia, por exemplo: analisando se é melhor rodar em digital ou em flexo banda estreita, com acabamento em linha ou segmentado. Como consequência, os resultados tornam-se uniformes e a gráfica consegue garantir uma entrega dentro de todas as exigências, por um valor compatível.

Orçamentistas passam a realizar tarefas mais nobres

Pela minha experiência, os empresários têm o desejo de adquirir uma solução como esta, contudo, é comum percebermos certa resistência por parte dos orçamentistas ou da equipe de vendas. Esse receio é compreensível, afinal o processo muda e a autonomia das pessoas sobre a geração de orçamentos também. No entanto, nas gráficas que já aderiram e utilizam o sistema há algum tempo, notamos o colaborador, que antes passava a maior parte de seu tempo administrando a produção de orçamentos, dedicado a tratar de tarefas mais nobres.

Entre elas: a definição das regras de preço, custo e margem; a análise do custo e margem de lucro real para cada orçamento aprovado, a comparação deste lucro real com o previsto de forma a auxiliar na evolução da produção do orçamento; a verificação das máquinas do parque gráfico; a análise de sugestões, trocas ou aquisições, e outras tarefas.

O resultado da implantação da solução agiliza o fluxo de processos na empresa. Muitas informações que eram necessárias na fase de produção e tinham que ser solicitadas ao cliente, passam a fazer parte do orçamento e o colaborador consegue focar sua energia em outras atividades que aperfeiçoam a entrega. O resultado é um orçamento mais perto da realidade produtiva, com uma engenharia já definida nos menores detalhes, que reflete no planejamento da produção com maior aderência a realidade, maior rentabilidade e melhores vendas.

Relatos dos clientes

Por meio de pesquisas e entrevistas, coletamos relatos de nossos clientes mostrando as melhorias que o sistema trouxe para o dia a dia da gráfica. De maneira geral, os usuários registraram um acréscimo médio de 20% na produtividade orçamentária, sendo que o maior ganho é na qualidade dos orçamentos, que garantem as melhores margens e preços competitivos.

Entre os diferenciais significativos, os clientes apontam a automação dos processos, otimização de recursos, integração das informações e a possibilidade de utilizar a plataforma web, ferramenta que auxilia na inclusão do cliente, nas solicitações de orçamentos para os representantes externos e no acompanhamento real das informações, como orçamento, aprovação de pedidos, programação e produção.

O orçamento possui recursos avançados de engenharia, sendo possível avaliar o seu melhor custo de produção e fluxo de trabalho e ainda comparar com outras rotas de produção – item importante nas gráficas que possuem mais de um sistema de impressão. Também tem uma interface simples e intuitiva, que facilita a inclusão das informações. Os cálculos são gerados de forma rápida e precisa. Foi constatada a redução de processos que ocasionou na queda de 40% do tempo utilizado na área operacional, otimizando os recursos e o deadline de respostas para o cliente externo e interno.

Conheça o iQuote

O EFI iQuote é um sistema de orçamento gráfico “inteligente” e altamente visual, operado via Web, bem como com todas as tecnologias disponíveis e emergentes na indústria de artes gráficas.

Os principais benefícios que uma empresa tem ao adquirir o iQuote são:

1. Qualquer colaborador, com um mínimo de treinamento, consegue produzir um orçamento de ótima qualidade, mesmo em complexos ambientes de produção.

2. Regras da empresa (custo / preço / tecnológicas) definem que os usuários sigam essas recomendações.

3. O conhecimento da empresa é armazenado no sistema, mas fica disponível para todos.

4. Os processos definidos no workflow ligam as pessoas, atividades e papéis num ambiente seguro.

5. O sistema é flexível o suficiente para permitir que as pessoas mudem o que for necessário, sempre dentro dos critérios de acesso definidos.

6. A interface com o usuário é clara e flexível, permitindo o perfeito entendimento do que será produzido e todos os passos da produção.

7. Flexibilidade na criação de relatórios.

8. Históricos são gerados para todas as operações e alterações feitas pelos usuários.

Para oferecer todo o suporte, a EFI tem três equipes: no Brasil para o atendimento latino-americano, nos USA e a terceira, na Europa. Este serviço ajuda a esclarecer dúvidas básicas por telefone ou acesso remoto. Também são oferecidas horas de treinamento in loco que contribuem para manter o usuário sempre atualizado e mostrar como tirar o maior proveito do sistema.

Marcello Gobbi é engenheiro, fundador da empresa Loguin e sócio da Metrics. Atualmente é Gerente de Produto iQuote na EFI.

EFI na ExpoPrint & ConverExpo Latin America 2022

A EFI é presença confirmada na ExpoPrint & ConverExpo Latin America 2022. De 5 a 9 de abril, a companhia global vai apresentar no Expo Center Norte, em São Paulo, como suas tecnologias em equipamentos e softwares podem oferecer infinitas capacidades para os empresários de impressão de diferentes mercados. Quer ver tudo ao vivo? Faça agora a sua inscrição para o maior evento de impressão e conversão das Américas: www.expoprint.com.br/visitar.